Retrouvez ici les informations et la démarche à suivre pour sécuriser votre évènement à Saint-Martin.
Sur cette page
Présentation de la démarche
À qui s'adresse cette démarche ?
Dans quel cas et quand effectuer votre demande ?
Quel est le délai requis pour cette démarche ?
Comment effectuer cette demarche ?
Dossier de sécurité préalable à l'organisation d'une manifestation
Quelles pièces fournir pour un évènement de moins de 1200 personnes ?
Pièces selon la nature de l'événement :
Quelles pièces fournir pour un évènement de plus de 1200 personnes à la préfecture ?
Sanctions en cas de non-conformité
Suivi et conservation des documents
Nous contacter
Présentation de la démarche
Toute manifestation publique (événement festif, culturel, sportif, caritatif…) impliquant l'occupation du domaine public ou privé doit faire l'objet d'un dossier préalable soumis à la Commission de Sécurité de la Collectivité. Ce dossier permet d'évaluer les dispositifs de sécurité mis en place et d'émettre un avis favorable ou des prescriptions à respecter avant l'événement.
À qui s'adresse cette démarche ?
Tout comité organisateur (association, société ou particulier) sollicitant une occupation du domaine public ou privé pour l'organisation d'une manifestation rassemblant du public à Saint-Martin, dès lors que l'événement relève de la compétence de la Commission de Sécurité de la Collectivité (moins de 1 200 personnes).
Dans quel cas et quand effectuer votre demande ?
Moins de 1 200 personnes
Instruction par la Commission de Sécurité de la Collectivité. Dossier à déposer à la Direction Habitat, Logement, Construction.
Plus de 1 200 personnes
Instruction par les services de la Préfecture. Se rapprocher de la Commission de Sécurité pour orientation.
Quel est le délai requis pour cette démarche ?
Le dossier signé doit être déposé au minimum 1 mois avant la date de l'événement. Toute autorisation obtenue engage au paiement de la redevance, même en cas de non-utilisation. 4 exemplaires complets à déposer au guichet unique.
Comment effectuer cette demarche ?
Quelles pièces fournir pour un évènement de moins de 1200 personnes ?
- Lettre de demande adressée au Président de la Collectivité détaillant la manifestation
- Plan détaillé d'aménagement du site (podium, tentes, issues de secours, agents de sécurité, espace PMR…)
- Police d'assurance RC couvrant l'événement
- Liste nominative de l'encadrement (coordonnées de 3 responsables)
- Dispositions sécuritaires prises par le comité organisateur
- Programme de la manifestation
- Contrat de gardiennage signé par les deux parties (missions détaillées)
- Police d'assurance RC du prestataire d'équipements (tentes, podium, structures gonflables…)
- Identité du chargé de sécurité (mission unique)
- Dispositions pour l'évacuation des déchets (nettoyage du site)
Pièces selon la nature de l'événement :
- Convention poste de secours signée (si public > 300 personnes ou selon nature de l'événement)
- Contrat de maintenance du groupe électrogène (si applicable)
- BNSSA présent (si manifestation en bordure de plage)
- Licence temporaire débit de boissons 3e catégorie (via COM) ou 4e catégorie (via Préfecture)
Quelles pièces fournir pour un évènement de plus de 1200 personnes à la préfecture ?
- Plan détaillé d'aménagement du site
- Contrat de gardiennage signé par les deux parties
- Police d'assurance RC couvrant l'événement
- Liste nominative de l'encadrement (3 responsables)
- Dispositions sécuritaires et évacuation des déchets
- Contrat de maintenance du groupe électrogène (si applicable)
- Programme de la manifestation
- Arrêté Préfectoral autorisant la société de gardiennage sur le domaine public
- Police d'assurance RC du prestataire d'équipements
- Identité du chargé de sécurité (mission unique)
- Convention poste de secours (si public > 300 personnes)
- Licence débit de boissons 4e catégorie (via Préfecture)
Le dossier est instruit directement par les services de la Préfecture. Se rapprocher de la Commission de Sécurité de la Collectivité pour toute orientation préalable.
Sanctions en cas de non-conformité
Attention, organiser un événement sans respecter les normes de sécurité et d’accessibilité peut entraîner à l’interdiction ou l’annulation de votre événement, des sanctions administratives ou financières ainsi que des responsabilités légales en cas d’incidents.
Suivi et conservation des documents
L'avis de la Commission de Sécurité doit être conservé et présenté si demandé le jour de l'événement. En cas d'avis défavorable, un délai est accordé pour la réalisation des prescriptions, puis une contre-visite est organisée pour faire lever l'avis.
Nous contacter
Service Commission de Sécurité – Direction Habitat, Logement, Construction
Délégation Cadre de Vie – Ancien hôpital – Route du Fort Saint-Louis – 97150 Saint-Martin
Courriel : Annick.mingau@com-saint-martin.fr
Courriel : securite-accessibilite@com-saint-martin.fr